Come progettare una sala conferenza?
Una sala conferenza deve essere pensata con una serie di accorgimenti legati al comfort dei partecipanti. È capitato a tutti di assistere ad un meeting in un luogo angusto e non adeguato. Ovviamente non basta trasferire in uno spazio il proiettore e qualche sedia!
Anzitutto è bene determinare la capacità massima dell’aula. Esempio: per accogliere max 30-35 persone, il locale dovrà avere delle dimensioni di almeno 9 metri per 4. Inoltre, il progetto non potrà prescindere da un’attenta analisi dell’acustica così da eliminare fonti di rumore. Eda un curato studio sull’illuminazione, per consentire visibilità ai relatori e ai partecipanti. Contribuiscono notevolmente al benessere della sala le sedute, soprattutto se accessoriate con cablaggi o tecnologie audio/video integrati. Infine la sala convegni è un ambiente sempre più polivalente (vedi articolo Sala conferenza: il caso spagnolo). E allora scopriamo quali sono gli elementi indispensabili per progettare una sala conferenza.
Corridoi
I corridoi sono un elemento importante, poiché servono per il passaggio delle persone prima, durante e dopo il congresso. Spesso si dà per scontato che i partecipanti ad un evento si siedano prima che inizi e si alzino alla fine, in realtà non è così! Ecco i nostri consigli: il numero migliore di corridoi da prevedere è 3 (2 laterali e 1 al centro). La larghezza dovrebbe essere di almeno 150 cm (così da facilitare l’accesso anche alle persone con disabilità motoria). Se lo spazio è ampio, è meglio indicare le uscite di sicurezza.
Soffitto
Il soffitto potrebbe sembrare un aspetto secondario, invece è indispensabile per due motivi. Una sala con il soffitto troppo basso contiene un volume d’aria limitato, che porta ad un aumento della temperatura e a un senso di sonnolenza generalizzato. Per risolvere questo inconveniente è possibile predisporre un sistema di ricambio d’aria oppure aerare il locale tramite finestre e porte. Ma non si cambia la sensazione claustrofobica dei partecipanti. Ecco perché i teatri e i cinema hanno soffitti sempre molto alti.
Illuminazione
L’intensità della luce naturale proveniente dalle finestre è decisamente variabile, a seconda del meteo e dell’orario del congresso. Se si interviene su un’architettura fortemente caratterizzata è bene integrare gli apparecchi, così da non percepire la fonte di provenienza della luce. In luoghi neutri invece vengono preferiti giochi di luce per dare maggiore valore all’ambiente. Ad ogni modo, un evento richiede sempre un’illuminazione efficiente – la tecnologia a Led è peraltro durevole ed economica – e differenziata nelle diverse aree. Infatti per evitare una sovrailluminazione abbagliante, l’ideale è disporre di lampade diverse per diversi interruttori. O meglio ancora manopole regolabili o dimmer! Infine, per la proiezione di video o slide è bene prevedere tende, tapparelle o imposte per oscurare all’occorrenza la luce esterna.
Acustica e tecnologie
Nel progettare una sala conferenza bisogna prestare attenzione a tre aspetti acustici: eliminare le fonti di rumore, favorire l’intelligibilità del parlato, prevedere un sistema audio. Per una prestazione eccellente bisogna ricorrere a pareti e soffitto fonoassorbenti. Impianti audio e video sempre più tecnologici caratterizzano l’evoluzione della sala conferenza in funzione della destinazione d’uso e della dimensione dell’aula. Cresce inoltre l’implementazione di lavagne interattive connesse online, in grado di condividere i materiali utilizzati simultaneamente con la platea. Per le videoconferenze, oltre a prestare attenzione ai possibili riverberi audio, bisogna tener conto di illuminare l’ambiente in maniera uniforme. Così si minimizzano le ombre e si evita l’abbagliamento dalla luce del sole.
Arredi
Per progettare una sala conferenza bisogna prestare attenzione sia al banco dei relatori e postazioni della platea. In entrambi i casi è prioritario garantire un alto grado di ergonomicità e comodità. Chi è l’utente finale? Ci possono infatti essere sedute più resistenti oppure più adatte al lavoro, prestigiose o tecniche. Ovviamente le poltrone devono rispondere alle norme italiane che ne regolano caratteristiche e disposizione all’interno della sala. Per questa ragione le nostre sedute sono certificate in base al D.L.81 del 2008, relativo alla UNI EN 1335. Ergonomia, sicurezza, durata e resistenza sono dunque testati. Per rispondere alle esigenze delle sale conferenze Diemme ha ottenuto l’omologazione al fuoco in classe 1IM, rilasciata dal Ministero dell’Interno. Le sedie sono totalmente ignifughe, correlate dalle certificazioni EN1728 di resistenza e durabilità, 1022 di stabilità, 13761 di requisiti generali per le sedie visitatore.
Anche per questo – oltre che per motivi estetici e di durata – è bene scegliere sedute certificate e prodotte con materiali di qualità.