Ufficio in smart working ai tempi del Coronavirus
Dal 21 febbraio il Coronavirus ha cambiato il nostro stile di vita, compreso quello lavorativo. L’ufficio in smart working è divenuto in un battibaleno la misura più adottata in Italia, e non solo.
Quasi l’80% dei lavoratori ha dichiarato di averlo adottato per la prima volta, mentre per quasi il 15% sono “solo” cambiate le modalità di fruizione e per oltre il 6% non c’è stato alcun cambiamento rispetto all’epoca precedente il Covid-19. Inoltre, un quarto del campione intervistato ammette di apprezzare il proprio ufficio “virtuale” in questo periodo così atipico. Proprio perché è possibile continuare a lavorare in maniera efficiente come prima.
La possibilità di lavorare in smart working non vuol dire soltanto svolgere le proprie attività lavorative da casa e utilizzare i nuovi strumenti tecnologici. Nell’ottica smart infatti il concetto stesso di ufficio si apre, anzi si spalanca. Per stimolare la creatività delle persone, dare origine a relazioni che oltrepassano i confini aziendali. E ampliare quindi il nuovo business e aumentare la produttività.
Lavoro agile, telelavoro o lavoro intelligente… Che cos’è veramente lo Smart Working?
Scopriamo che cosa significa lavorare in smart working
L’Osservatorio del Politecnico di Milano lo definisce così: un nuovo modo di lavorare, una nuova filosofia manageriale, fondata sulla flessibilità e autonomia del lavoratore, nella scelta di spazi, orari e strumenti da utilizzare a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati. Di fatto si tratta di un modello organizzativo che interviene nel rapporto tra individuo e azienda e che presuppone il ripensamento “intelligente” delle modalità professionali anche all’interno degli spazi aziendali. Lontani dall’idea di postazione fissa, open space e ufficio singolo.
Ne avevamo già parlato in occasione dell’articolo “Divano attesa: evoluzioni smart per l’ufficio” nel quale affrontavamo le linee guida ideali per lo smart office (flexibility, multifunctionality, acoustic intelligence, technology, building automation, wellness service) in occasione di Orgatec 2018.
Parlare di Smart Working non si riferisce soltanto ad una semplice iniziativa di work-life balance… Cioè è un processo che dovrebbe innescarsi in un profondo percorso di cambiamento organizzativo e culturale, di evoluzione dei modelli aziendali. Bisognerebbe quindi prevedere una dettagliata roadmap, fase per fase. Eppure… Noi ci siamo trovati così, da un giorno all’altro, senza preavviso. Le situazioni di emergenza ci hanno obbligato – per preservare, giustamente, la salute di tutti i lavoratori – al lavoro da remoto.
Come affrontare al volo le necessità dell’ufficio in smart working?
Ecco i passi basilari che devono fare le aziende per non essere impreparate al cambiamento.
- Anzitutto è fondamentale farsi una checklist per mettere a fuoco le condizioni che permettono di lavorare da casa. Ad esempio: con quali strumenti di comunicazione si confronteranno i colleghi? Hangout e Skype sono fra i più diffusi. Come condivideranno i documenti di lavoro: Google Drive o Dropbox?
Sono tutti provvisti di dotazioni IT, connessioni internet, cuffie e webcam che consentano le sempre più diffuse videocall con i propri clienti e fornitori?
- In secondo luogo è necessario capire come organizzare il lavoro e le attività: task e project management. C’è chi in ufficio utilizza delle lavagne. Bene, ora devono diventare digitali!
Non deve mancare uno spazio di ascolto e di risoluzione delle difficoltà riscontrate e – ovviamente – piena fiducia nelle capacità professionali dei propri collaboratori.
E dal punto di vista dei dipendenti?
Come viene affrontata la nuova realtà di “ufficio in smart working” da parte dei singoli individui?
- Il primo scoglio da superare è il luogo. Dove allestire il proprio ufficio in smart working? Sicuramente è importante scegliere uno spazio preciso della casa e adibirlo, appunto, ad ufficio. Distinguerlo sia mentalmente che fisicamente dal resto della propria abitazione.
- Il secondo è il ritmo che deve avere la giornata all’interno della propria vita privata. Il lavoro ha orari di inizio e di fine. Non bisogna perdere la cognizione del tempo e, viceversa, non bisogna lasciarsi distrarre da incombenze domestiche. Le interruzioni sono “programmate”, esattamente come la pausa pranzo in ufficio.
- Definire anche tempi e spazi di socializzazione. Un buon consiglio è ridurre il numero di riunioni per evitare di trascorrere tutta la giornata in call. Bensì prevedere interazioni fra i colleghi per rendere più umano ed efficiente il lavoro svolto. Ad esempio facendo sentire la propria disponibilità all’interno della chat del team.
Quale spazio per quale ufficio? Come creare nuovi ambienti di lavoro
Non tutti a casa hanno una stanza tutta per sé in cui isolarsi dai propri cari. Eppure ci sono tanti modi per allestire la propria postazione, che non necessariamente deve rispondere agli stereotipi d’ufficio ai quali siamo abituati. Il rigore e l’ordine aiutano… Ma qual è il giusto spazio per il proprio home office?
Scegli un angolo illuminato, con un tavolo sgombro sul quale porre il tuo pc e con prese elettriche a portata di mano. Se lo spazio è piccolo o non sei dotato di una vera e propria scrivania, ricordati che puoi sfruttare anche le pareti per ricorrere a lavagne con magneti e post-it oppure a mensole e cassetti dove riporre gli strumenti secondari.
Stessa cosa riguarda la seduta: se non disponi di una sedia operativa puoi anche usare una comoda poltroncina. La nostra Margarita ad esempio è molto utilizzata dai nostri collaboratori per svolgere le attività in smart working.
Si tratta di una poltroncina dalle linee moderne, ideale per sale d’attesa e riunione. Disponibile in polietilene colorato in diverse tonalità (bianco, tortora, antracite, rosso, verde e giallo), con cuscinetto accessorio imbottito, oppure totalmente rivestita. Da abbinare all’omonimo tavolino, disponibile in due varianti. La prima con basamento a 4 gambe, la seconda con basamento centrale in 3 diverse altezze. Semplici e funzionali, questi piccoli tavoli rotondi dal design estremamente essenziale e minimalista giocano un ruolo complementare alla poltroncina Margarita.
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