Bureau et travail flexible pendant la période du coronavirus
Depuis le 21 février, le Coronavirus a changé notre mode de vie, y compris notre façon de travailler. Le travail flexible à domicile est devenu immédiatement la mesure la plus courante en Italie et dans le monde.
Près de 80% des travailleurs déclarent l’adopter pour la première fois, tandis que près de 15% disent qu’ils changent simplement la façon de faire et plus de 6% déclarent que rien n’a changé par rapport à la période précédent COVID19. De plus, un quart des personnes interrogées admettent profiter du nouveau bureau virtuel en cette période inhabituelle, du fait qu’il est possible de travailler efficacement comme avant.
La possibilité du travail flexible ne signifie pas seulement le travail à domicile et l’utilisation de nouveaux outils technologiques. Dans cette nouvelle vision, le concept de bureau s’élargit: stimuler la créativité des gens, créer des relations qui dépassent les frontières de l’entreprise, augmenter les nouvelles affaires et accroître la productivité.
Mais que signifie le concept travail flexible?
L’Observatoire Politecnico de Milan le décrit comme une nouvelle façon de travailler, une nouvelle philosophie managériale, fondée sur la flexibilité et l’autonomie des travailleurs, dans le choix de l’espace, des horaires et des outils à utiliser pour parvenir à une meilleure capacité des résultats . Il s’agit en fait d’un modèle d’organisation qui affecte la relation entre le solitaire et l’entreprise et qui implique de repenser intelligemment les outils professionnels à disposition à l’intérieur des espaces de l’entreprise, loin du lieu de travail sédentaire, de l’espace partagé et du bureau individuel.
Nous en avons déjà parlé à l’occasion de l’article “Canapes d’accueil: evolution des espaces de travail” où nous nous sommes concentrés sur les lignes directrices idéales pour le bureau intelligent (flexibilité, multifonctionnalité, intelligence acoustique, technologie, automatisation du bâtiment, service de bien-être) lors d’Orgatec 2018.
Le travail flexible n’est pas seulement une simple initiative d’équilibre entre vie professionnelle et vie privée, c’est un processus qui engage un changement culturel et organisationnel profond dans l’évolution des modèles d’entreprise. Il doit être étudié phase par phase, en suivant une feuille de route.
Cependant, nous nous sommes retrouvés dans le cas, d’un jour à l’autre et sans préavis. La situation d’urgence nous a obligé, afin de préserver la santé de tous les collaborateurs, à travailler à distance.
Comment répondre aux besoins des bureaux de travail flexibles?
Voici les étapes de base que les entreprises doivent suivre pour se préparer au changement.
- Tout d’abord, il est essentiel de faire une liste de contrôle pour fixer les conditions qui vous permettent de travailler à domicile. Par exemple: avec quels outils les collègues communiqueront-ils? Hangouts et Skype sont parmi les plus populaires. Comment partageront-ils des documents: Google Drive ou Dropbox? Sont-ils tous équipés d’équipements informatiques, de connexions Internet, d’écouteurs et de webcams qui permettent les appels vidéo de plus en plus populaires avec les clients et fournisseurs?
- Ensuite, il est nécessaire de comprendre comment organiser le travail et les activités: tâches et gestion de projet. Ceux qui utilisent des tableaux blancs au bureau doivent maintenant passer au numérique!
Il doit y avoir un espace d’écoute et de résolution des difficultés et – bien sûr – une confiance totale dans les compétences professionnelles de ses collaborateurs.
Et du point de vue des employés?
Comment la nouvelle réalité du « bureau dans le travail flexible » est-elle abordée par les individus?
- Le premier obstacle à surmonter est le lieu. Où installer votre bureau dans un travail flexible? Il est certainement important de choisir un espace spécifique dans la maison et de l’utiliser comme bureau. Distinguez-le mentalement et physiquement du reste de votre maison.
- Le second est le rythme que la journée doit avoir dans sa vie privée. Le travail doit avoir un emploi du temps précis. Nous ne devons pas travailler à tout moment et, en contre-partie, nous ne devons pas nous laisser distraire par la vie familiale. Les pauses sont « programmées », tout comme la pause déjeuner au bureau.
- Définissez également les temps de partage avec vos collègues. Une bonne astuce consiste à réduire le nombre de réunions pour éviter de passer toute la journée en appel. Prévoyez plutôt des interactions entre collègues pour rendre le travail plus humain et plus efficace. Par exemple, programmer votre disponibilité dans le chat box de l’équipe.
Quale spazio per quale ufficio? Come creare nuovi ambienti di lavoro
Non tutti a casa hanno una stanza tutta per sé in cui isolarsi dai propri cari. Eppure ci sono tanti modi per allestire la propria postazione, che non necessariamente deve rispondere agli stereotipi d’ufficio ai quali siamo abituati. Il rigore e l’ordine aiutano… Ma qual è il giusto spazio per il proprio home office?
Scegli un angolo illuminato, con un tavolo sgombro sul quale porre il tuo pc e con prese elettriche a portata di mano. Se lo spazio è piccolo o non sei dotato di una vera e propria scrivania, ricordati che puoi sfruttare anche le pareti per ricorrere a lavagne con magneti e post-it oppure a mensole e cassetti dove riporre gli strumenti secondari.
Stessa cosa riguarda la seduta: se non disponi di una sedia operativa puoi anche usare una comoda poltroncina. La nostra Margarita ad esempio è molto utilizzata dai nostri collaboratori per svolgere le attività in smart working.
Si tratta di una poltroncina dalle linee moderne, ideale per sale d’attesa e riunione. Disponibile in polietilene colorato in diverse tonalità (bianco, tortora, antracite, rosso, verde e giallo), con cuscinetto accessorio imbottito, oppure totalmente rivestita. Da abbinare all’omonimo tavolino, disponibile in due varianti. La prima con basamento a 4 gambe, la seconda con basamento centrale in 3 diverse altezze. Semplici e funzionali, questi piccoli tavoli rotondi dal design estremamente essenziale e minimalista giocano un ruolo complementare alla poltroncina Margarita.